Tammerfors pastorat

Församlingarna i Tammerfors kyrkliga samfällighet började använda verksamhetsstyrsystemet Katrina på våren år 2019. Vilken roll har Katrina spelat i digitaliseringen av församlingarna och hur fungerar systemet för en så stor organisation?

Tammerfors pastorat använder Katrina

Katrinas användarskara ökade nyss då Tammerfors pastorat tog i bruk systemet denna vår. Med sina 5 församlingar och 150 000 medlemmar är det en av de största pastoraten i Finland. Det behöver ett effektivt och användarvänligt system för att sköta alla ärenden som kommer upp i det dagliga arbetet.

Katrina har hjälpt till med att styra upp vardagen i församlingarna i snart 20 år. Under dessa år har systemet utvecklats tillsammans med församlingarna så att funktionerna betjänar användarna på allra bästa sätt. Katrinas målsättning är, att förutom att följa upp och svara snabbt på strukturförändringsbehov, erbjuda nyttiga digitala verktyg för framtida ändamål.

En av de stora utmaningarna har varit att utveckla digitala expeditionstjänster så att församlingen lätt skall kunna nå sina medlemmar. Detta kommer att förenkla medlemmarnas möjligheter att få betjäning i viktiga skeden i livet, då församlingen till exempel erbjuder möjlighet att boka kyrkan digitalt.

– Den elektroniska betjäningen är viktig för oss. Vi är beredda att satsa på att skapa nya elektroniska kanaler med hjälp av vilka församlingen kan betjäna sina medlemmar. Vi bygger upp ett tydligt system där personer som hör till församlingen hemma i sin soffa kan boka kyrkan då det gäller till exempel bröllop, berättar kommunikationschefen Keijo Pulkkinen i Tammerfors pastorat.

Det är viktigt att bygga upp en inkluderande atmosfär mellan församlingen, de frivilliga och alla medlemmar. För att upprätthålla en sådan atmosfär krävs kommunikation, vilken i nutid oftast sker i mobilen. I utvecklingen av Katrina tas hänsyn till den ökande användningen av mobilfunktioner. I slutet av år 2019 lanseras Katrinas splitternya mobil-applikation. Den kommer att ge Tammerfors pastorat ett viktigt verktyg för kommunikationen.

Uppstarten av Katrina och den fortsatta användningen i pastoratet

Tammerfors pastorat tog i bruk Katrina precis innan sommarsemestrarna våren 2019. Att starta upp ett system som underlättar rutinerna kräver dedikation även i de lättaste fall, tålamod och motivation att lära sig nytt. Det betyder att för ett pastorat som Tammerfors med dryga 500 anställda var det inte frågan om några små förändringar för ett fåtals vardagsrutiner.

Uppstarten beror i mångt och mycket på dialogen mellan systemleverantören och kunden, det är viktigt att denna är smidig. Det krävs att systemleverantören är flexibel och beredd att lyssna på envar kunds personliga behov gällande systemet, enbart motivationen att lära sig nytt räcker inte till.

– De som i början kämpade hårt med att ta i bruk ett nytt system konstaterar alltid, efter att de beklagat sig, att detta nog är ett jättebra program, skrattar Pulkkinen.

Uppenbart under utbildningarna blev den nya organisationskulturen som Katrina medför i fråga om öppenhet och effektivitet. Systemet betjänar inte bara den administrativa personalen utan är ett nödvändigt verktyg för varenda anställd i den dagliga verksamheten. Varje arbetstagare kan göra bokningar vars uppgifter uppdateras direkt i person- och lokalkalendrarna. Tidsrapporteringen kan dagligen skötas i Katrina mobilen så att datan överförs direkt i systemet.

Då det gäller bokningar och tidsrapportering skiljer sig pastoratets användning av Katrina inte nämnvärt från rutinerna i en liten församling. Den status pastoratet har som administratör för områdets församlingar innebär dock några specialbehov gällande systemet.

– Jag kan absolut rekommendera Katrina även för stora organisationer. Vårt pastorat i denna storleksklass fungerar alldeles utmärkt med detta system.

Bild: Tuomas Koskialho

Vanha kirkko

Här kan du läsa fler berättelser från våra kunder

Tammerfors pastorat

Församlingarna i Tammerfors kyrkliga samfällighet började använda verksamhetsstyrsystemet Katrina på våren år 2019. Vilken roll har Katrina spelat i digitaliseringen av församlingarna och hur fungerar systemet för en så stor organisation?

Läs mer